Wat je organisatie leert, mag niet verdwijnen.

Je hoeft niet opnieuw te beginnen. Upload documenten of importeer een website. Gyrium haalt eruit wat je weet en legt het vast als feiten met een bron, bij het project waar ze horen. Zo wordt eerder werk de basis voor nieuwe projecten.

Bij een website leest Gyrium de sitemap en laat zien welke pagina's er zijn. Je kiest zelf welke je meeneemt. Elke bron wordt verwerkt op een manier die bij de inhoud past, dus een prijslijst anders dan een interview met de oprichter.

Voeg je een bestand toe in de workspace van een klant, dan vraagt Gyrium, voordat het iets leest, of de informatie bij die klant hoort of bij je eigen organisatie. Een aanbesteding blijft bij die klant, je eigen productspecificaties zijn er voor alle projecten. Je maakt dat onderscheid één keer, bij het toevoegen, en alleen als er meer dan één antwoord mogelijk is.

Elke klant heeft ook een profiel: wat de klant aanbiedt, aan wie en in welke markten, welke uitdagingen er spelen en wie de concurrenten zijn, alles met bron en datum. Dat profiel is de basis voor elk stuk voor die klant, in de taal van de klant, zodat je niet steeds dezelfde achtergrond in een briefing hoeft te zetten.

Kennis is pas waardevol als je haar kunt terugvinden. Gyrium ordent wat je weet naar waar het voor dient: feiten, positionering, werkwijze, onderbouwing. Elk stuk werk kan eruit putten.

Een getal zonder context geeft al snel een verkeerd beeld. Een spreadsheet die je toevoegt, wordt daarom een dataset: compleet bewaard en kolom voor kolom gelezen. Bedragen blijven bedragen, en een percentage wordt nooit gemiddeld alsof het een aantal is.

Ook de aard van een cijfer blijft bewaard: een meting, een schatting, een boven- of ondergrens of een bandbreedte. “Niet meer dan 48 uur” wordt dus nooit als meting gepresenteerd.

Gyrium leest uit de tabel wat de belangrijkste bevinding is, welke cijfers die ondersteunen en welke uitkomst extra aandacht verdient. Die interpretatie blijft aan de cijfers gekoppeld, ook in een grafiek, een tabel of de tekst die erover gaat.

Gyrium bewaart bij elk feit de oorspronkelijke bron. Selecteer een bewering in een afgeronde presentatie of een document en je ziet het feit erachter, en van daaruit de bron. Andersom zie je bij een bron welke feiten eruit komen. Ontbreekt de onderbouwing, dan markeert Gyrium dat vóór het akkoord.

Cijfers krijgen daarnaast een aparte controle. Voordat een sectie door de review gaat, vergelijkt Gyrium elk cijfer met de bronnen die de sectie noemt. Kan een cijfer niet worden onderbouwd, dan krijgt de reviewer een melding. Die vergelijking doet de software, naast de inhoudelijke beoordeling.

De bewering, het feit en het document zijn voorbeelden. Een bewering zonder onderbouwing toont Gemarkeerd vóór het akkoord.

Na een afgeronde presentatie of document laat Gyrium zien wat het werk aan nieuwe kennis opleverde: een gecontroleerd cijfer, een inzicht over een klant, een formulering die werkte. Bij elke nieuwe bewering staat de tekst waar ze uit komt, en een collega beslist wat in de Foundation komt. In het begin weet Gyrium wat je al wist, na een jaar ook wat er sindsdien bij is gekomen.

Niet alle kennis die je nodig hebt, komt uit je eigen organisatie: denk aan marktcijfers, onderzoek of een besluit van een toezichthouder. Signals is de plek voor die externe informatie, naast je eigen kennis en met dezelfde herkomst. Je bepaalt zelf welke bronnen erin komen. Gebruikt een stuk een extern cijfer, dan komt het daaruit, en de bronvermelding wijst naar het origineel.

Alle kennis op één plek, met bronnen en actueel gehouden: een levende basis waar je hele team op voortbouwt, in plaats van mappen vol documenten.

Dat hangt vooral af van hoe je organisatie werkt, in welke branche ook.

Zes tekenen dat het past    Zie het bij zes organisaties