Gewijzigde feiten en hun gevolgen

Een presentatie, document, webpagina of post gebruikt feiten uit jullie Foundation. Verandert zo'n feit na goedkeuring of publicatie, dan vraagt Gyrium om beoordeling. De goedkeuring blijft staan. Een persoon beslist of de inhoud nog klopt.

Een prijs, cijfer of bewering verandert. Maar de oude waarde staat nog op de website, in een presentatie, een voorstel en drie posts. Voorheen merkte niemand dat automatisch op. Nu laat Gyrium zien welke communicatie geraakt wordt en krijgen de verantwoordelijken één bericht in hun inbox.

Binnen een minuut na een wijziging zoekt Gyrium alle goedgekeurde of gepubliceerde communicatiemiddelen die het feit gebruikten. Concepten worden pas gecontroleerd wanneer iemand ze opent. Werk dat na de wijziging is goedgekeurd, gebruikte al de nieuwe waarde en wordt overgeslagen.

Als wijziging tellen: een nieuwe waarde, vervanging van een feit, archiveren of herstellen, en een bron die wordt ingetrokken of vervangen. Alleen de titel van een bron corrigeren telt niet.

Per communicatiemiddel staat hooguit één review open. Nieuwe wijzigingen komen erbij. Tien wijzigingen aan een productblad leiden dus tot één review per communicatiemiddel, met de waarde van elk feit bij goedkeuring en nu.

Wordt een feit hersteld naar de waarde die bij goedkeuring gold en is het weer actief, dan verdwijnt het uit de beoordeling. Zijn er geen wijzigingen meer te beoordelen, dan sluit Gyrium de beoordeling automatisch als nog geldig. Een wijziging die vóór de controle wordt teruggedraaid, opent geen beoordeling. Een ingetrokken of vervangen bron vraagt altijd om een menselijke beslissing.

Een feit kan een einddatum hebben. Stel Holds until in voor bijvoorbeeld een tijdelijke aanbieding of jaarprijs. Na die datum vraagt Gyrium om beoordeling van de communicatiemiddelen die het feit gebruiken. Het feit verschijnt bovenaan Sources met zijn datum. Gyrium verandert het feit zelf niet: het blijft beschikbaar totdat iemand de datum verlengt, het corrigeert of archiveert. Publiceren blijft mogelijk zonder extra bevestiging wanneer alleen een verlopen datum speelt.

Met Check by plan je een controle zonder de communicatie te beïnvloeden. Op die datum verschijnt het feit onder Due for a check in Sources. De eigenaar, of anders de admins, krijgt die ochtend bericht. Kies Still correct als het feit nog klopt. Gyrium registreert wie controleerde en plant de volgende controle met hetzelfde interval, bijvoorbeeld opnieuw over zes maanden. Je kunt het feit ook corrigeren. Wordt een product of dienst inactief, dan verschijnen de bijbehorende feiten eveneens onder Due for a check.

Ook een volledige bron kan een einddatum krijgen, bijvoorbeeld een prijslijst voor 2026 of een seizoensbrochure. Stel Holds until in. Na die datum verschijnen alle feiten uit de bron onder Due for a check, met de bronnaam erbij. De feiten krijgen zelf geen einddatum en blijven bruikbaar. Communicatiemiddelen krijgen geen beoordelingsverzoek en de bron blijft staan. Controleer de feiten afzonderlijk of voeg een nieuwe versie toe via Update this source.

Ook toestemming om een klant te tonen kan verlopen. Na de einddatum krijgen alle gepubliceerde of goedgekeurde communicatiemiddelen met het klantlogo of een klantcitaat de melding Agreement ended. In werkversies verdwijnt het logo. Publiceren blijft mogelijk zonder extra bevestiging. Zodra je de verlengde toestemming vastlegt in de gegevens van de klant, verdwijnt de melding.

Een webpagina kan verdwijnen. Gyrium controleert wekelijks de pagina's die jullie voor de hele organisatie hebben toegevoegd. Geeft een pagina twee weken achter elkaar aan dat ze niet meer bestaat, dan verschijnt The page is gone bij de bron in Sources. De bijbehorende feiten komen onder Due for a check en communicatiemiddelen die ze gebruiken krijgen Page gone. De feiten blijven beschikbaar en publiceren wordt niet tegengehouden wanneer alleen deze melding of een verlopen datum speelt. Een tijdelijk trage, geblokkeerde of onbereikbare pagina telt niet mee. Komt de pagina terug, dan verdwijnt de bronmelding automatisch. De beoordeling blijft open totdat iemand beslist.

Communicatie kan ook zonder gewijzigde feiten verouderen. Een Workspace-beheerder stelt onder Settings een Periodic review in: elke 6, 12 of 24 maanden, of uit, zoals standaard. Na die termijn krijgt goedgekeurd of gepubliceerd werk dat niet opnieuw is beoordeeld Review needed met Periodic review. De eigenaar en degene die goedkeurde krijgen bericht. Kies Still valid, Outdated of Taken down, of bewerk het werk en keur het opnieuw goed. Niets wordt geblokkeerd: publiceren vereist geen periodieke review en de goedkeuring blijft geldig tot iemand beslist. De termijn begint bij de laatste goedkeuring, publicatie of afgeronde review.

De eigenaar van het feit, of anders de Workspace-admins, krijgt 14 dagen vóór de einddatum een bericht en opnieuw zodra die is verstreken. Het dashboard toont hoeveel feiten verlopen of binnenkort verlopen, met Open Sources. Een nog niet goedgekeurd communicatiemiddel meldt wanneer het een verlopen feit gebruikt, met de tekst "Uses a fact that held until …". Zo kun je het vóór publicatie controleren.

Verantwoordelijken krijgen bericht zodra er tien minuten geen wijzigingen meer zijn geweest. Zo levert een reeks aanpassingen één melding op. Het bericht gaat naar degene die goedkeurde en de eigenaar, mits ze in de Workspace werken. Externe beoordelaars die via een link goedkeurden krijgen geen bericht. Wie meerdere communicatiemiddelen beheert, krijgt één melding met het aantal.

1. Corrigeer, archiveer of herstel een feit. Raakt dit gepubliceerd of goedgekeurd werk, dan toont Gyrium hoeveel, bijvoorbeeld: "Deze wijziging raakt 3 goedgekeurde of gepubliceerde communicatiemiddelen. Hun goedkeuring blijft geldig. De verantwoordelijken krijgen een verzoek tot beoordeling."
2. Heb je geraakt werk goedgekeurd of ben je eigenaar? Circa tien minuten na de laatste wijziging verschijnt in je dashboard-inbox: "Een communicatiemiddel vraagt om beoordeling", of het aantal dat wacht.
3. Het bericht opent Expressions. Onder Review needed staat het werk dat wacht. Kies Open.
4. Naast de goedkeuring staat Review needed. Je ziet per gewijzigd feit de waarde bij goedkeuring, de huidige waarde en de slides, secties of blokken die het gebruikten. Gyrium toont waar de oude formulering nog letterlijk voorkomt, met de betreffende woorden gemarkeerd, of waar de nieuwe formulering al staat. Staat geen van beide er letterlijk, lees het onderdeel dan zelf: de bewering kan anders geformuleerd of vertaald zijn.
5. Kies Suggest a reading voor hulp bij de beoordeling. Gyrium vergelijkt de gewijzigde feiten met de onderdelen die ze gebruiken. Per wijziging geeft het een Suggestion: A change of wording, A change of substance of May contradict the piece, met één zin uitleg. Dit kost één credit per beoordeling, zoals de knop aangeeft. Gyrium neemt geen beslissing.
6. Neem een besluit. Kies Still valid als het werk nog klopt, bijvoorbeeld omdat een oude prijs bewust wordt genoemd. Kies Outdated als de inhoud achterhaald is, of Taken down wanneer de pagina niet meer gepubliceerd is. Je kunt een korte toelichting vastleggen.
7. Pas zo nodig de tekst aan en keur opnieuw goed. De review sluit als herzien.

Publiceren met een openstaande beoordeling blijft mogelijk. Gyrium vraagt eerst om bevestiging. Met Publish anyway leg je vast dat je de wijziging hebt gezien. Werk met de status Outdated kun je ongewijzigd publiceren via Override and publish. Werk met Taken down publiceer je opnieuw via Reinstate and publish. Beide acties vereisen goedkeuringsrechten en worden met naam geregistreerd. Na bewerking en nieuwe goedkeuring verloopt publiceren weer normaal.

Datums voor feiten stel je in onder Sources. Open een bron, kies bij een feit Edit en vul Holds until in als laatste geldigheidsdag. Met Check by plan je eventueel een controledatum. Kies Save dates. Verlopen feiten en feiten die binnen 14 dagen verlopen, staan bovenaan Sources. Via Change dates kun je een datum aanpassen of verwijderen.

Voor een hele bron open je die onder Sources. Stel onder Where it lives de datum bij Holds until in en kies Save date. De datum verschijnt in de bronnenlijst. Is die al verstreken, dan komen de feiten direct onder Due for a check.

Elk goedgekeurd communicatiemiddel toont hoe herleidbaar de feiten zijn: alle onderdelen, enkele of geen. Gyrium vindt alleen wijzigingen in feiten waarvan het gebruik is vastgelegd.

Een instelling die publiceren blokkeert zolang een beoordeling openstaat, komt pas als een klant daarom vraagt. E-mailmeldingen wachten op aparte toestemming onder Instellingen. Eerder gedownloade PDF's, PowerPoint-bestanden en HTML worden nooit teruggehaald. Een suggestie beoordeelt alleen bekende feiten en onderdelen. Ze kan gevolgen missen of een correcte herformulering aanmerken als probleem. Daarom beslist altijd een persoon.