Verdwijnen presentaties als je iemands gegevens wist?
Nee. Het werk blijft van de organisatie. Naam en adres verdwijnen, maar het werk blijft.
Vertrekt een medewerker, dan kan diens naam worden verwijderd. Vertrekt een organisatie, dan krijgt ze haar gegevens terug en worden die daarna verwijderd.
Verder: Team · Samenwerken · Governance · Workspaces
Bij vertrek zijn er twee mogelijkheden. Een admin kan de naam en het adres van een oud-collega uit de registraties van de Workspace verwijderen. Een organisatie kan Gyrium vragen haar gegevens terug te geven en daarna te wissen. Ook een gebruiker kan verzoeken het eigen account te verwijderen.
Een vertrokken medewerker hoeft niet voor altijd met naam in bedrijfslogs te blijven staan. En een organisatie die stopt met een dienst, wil zeker weten dat haar gegevens echt weg zijn. De AVG en de Québecse Wet 25 geven hiervoor rechten. Die zijn pas waardevol als je ze daadwerkelijk kunt uitoefenen.
Een medewerker verwijderen trekt alleen de toegang in. Dezelfde persoon kan immers ook bij andere Workspaces horen. Persoonsgegevens wissen is daarom een aparte, bewuste handeling. Gyrium vervangt de naam en het adres door "Former member" in de registraties van deze Workspace: activiteitenlog, notities, goedkeuringen en beoordelingslinks. Het werk blijft behouden. Presentaties, feiten en opmerkingen behoren toe aan de organisatie en blijven bestaan zonder de naam van de voormalige medewerker.
Bij vertrek van een organisatie sluit Gyrium eerst de omgeving. Niemand kan nog inloggen en lopende processen stoppen. Vraagt de organisatie haar gegevens terug, dan exporteert Gyrium alle registraties en bestanden en stuurt die toe. Daarna worden gegevens, bestanden, eigen back-ups en supportscreenshots verwijderd. Databaseback-ups verdwijnen binnen 35 dagen. Enkele registraties blijven zonder persoonsgegevens bewaard: facturen en credits voor de belastingadministratie, beveiligingsgebeurtenissen tot maximaal 90 dagen en de vastgelegde toestemmingen van de organisatie.
Zo verwijder je als admin de naam van een oud-medewerker uit de Workspace:
Wil je jullie organisatieomgeving sluiten of je eigen account laten verwijderen? Mail naar privacy@gyrium.com. Gyrium voert het verzoek uit en bevestigt schriftelijk wanneer het is afgerond.
Nee. Het werk blijft van de organisatie. Naam en adres verdwijnen, maar het werk blijft.
Ja. Gyrium exporteert alle registraties en bestanden van jullie organisatie en stuurt ze toe voordat er iets wordt verwijderd.
Gyrium verwijdert de eigen back-ups van jullie organisatie. Databaseback-ups worden 35 dagen bewaard. Uiterlijk 35 dagen na verwijdering zijn ook die verdwenen.
Facturen en credits voor de belastingwetgeving, beveiligingsgebeurtenissen die na 90 dagen verdwijnen en vastgelegde afspraken van de organisatie. Geen daarvan bevat nog persoonsnamen.
- Een organisatie sluiten of account verwijderen gebeurt op verzoek via Gyrium. Daarvoor is geen knop in jullie instellingen.
- Gesloten organisaties worden niet automatisch gewist.
- Namen in vrije tekst, zoals opmerkingen, worden niet opgespoord.
Dezelfde mensen staan in pitches, voorstellen, landingspagina's en goedkeuringen. Leg hun gegevens één keer vast, zodat ze overal kloppen.
Bespreek het werk op de plek waar het staat. Plaats opmerkingen, betrek de juiste collega en markeer een discussie als afgehandeld.
Eén kennisbasis met bronnen, afscherming, goedkeuring en versiebeheer. Exporteerbaar en eigendom van de klant.
Een workspace hoort bij één project, klant of campagne. Alles wat je daarvoor maakt, komt er automatisch bij elkaar.
We begeleiden steeds een beperkt aantal organisaties in de pilot. Neem mee wat jullie al hebben.