Governance

Gyrium biedt ingebouwde waarborgen voor organisaties waar nauwkeurigheid en controle belangrijk zijn. De kennis staat in de Foundation; documenten gebruiken die kennis. Governance zit daardoor in het systeem zelf. Onderbouwde beweringen verwijzen naar hun bron; ontbrekende onderbouwing wordt vóór goedkeuring gemeld. Organisaties blijven bij ieder verzoek van elkaar gescheiden. Publiceren of delen kan pas na controle en goedkeuring door iemand die daartoe bevoegd is.

Grote organisaties, gereguleerde sectoren en overheden vragen hier vaak als eerste naar. Ze moeten iedere bewering kunnen onderbouwen en zeker weten dat klantgegevens gescheiden blijven. Governance maakt van "vertrouw ons" iets wat technisch is vastgelegd en controleerbaar is.

Rollen en lidmaatschap per organisatie bepalen wie gegevens mag bekijken of wijzigen. De server controleert die rechten bij ieder verzoek. Iedereen bij een klantorganisatie gebruikt tweestapsverificatie met een authenticator-app. Wie die nog niet heeft, stelt haar bij de eerste aanmelding in. Een tweede authenticator dient als reserve bij verlies van een telefoon. Een admin kan een verloren authenticator resetten. Presentaties en documenten worden beoordeeld bij de verhaallijn en het eindresultaat. Elk formaat vereist goedkeuring vóór publicatie of delen. Goedkeuren betekent dat iemand het werk heeft gecontroleerd en aanvaard. Werkversies blijven exporteerbaar. Elk feit behoudt zijn herkomst. Je kunt van een bewering naar de bron gaan en vanuit een bron zien waar die is gebruikt. Organisaties zijn bij ieder verzoek gescheiden: hun materiaal komt nooit in werk van een andere organisatie terecht en wordt nooit gebruikt om gedeelde modellen te trainen. De database met jullie feiten en werk staat in Frankfurt. Bestanden staan bij onze hostingprovider in de Europese Unie. Een admin kan alle feiten en bronnen in één bestand exporteren. Voor ingrijpende handelingen vraagt Gyrium bevestiging. Een activiteitenlog bewaart de wijzigingen. Zeven soorten handelingen kunnen bevoegde gebruikers binnen dertig dagen terugdraaien. Toegang door Gyrium-medewerkers tot een klantomgeving is tijdelijk en wordt vastgelegd in het toegangslog van die klant.

Ook het werk zelf heeft een geschiedenis. Van elke slide en documentsectie bewaart Gyrium de versie van vóór de eerste handmatige wijziging. Die kun je herstellen. Een presentatie of document meldt bovendien wanneer een gebruikt feit is gewijzigd of verwijderd, met de betreffende slide of sectie erbij. Gyrium herschrijft niets totdat iemand daarom vraagt.

Goedkeuring is bewijs. Gyrium legt vast wie goedkeurde, wat die bevestigde en welke inhoud precies: de gebruikte feiten en de slides of secties zoals ze toen waren. Wijzigt de inhoud later, dan vervalt de geldigheid van de goedkeuring. Controles die goedkeuring blokkeren, krijgen een oranje kader op de betreffende slide. Bij weigering toont Gyrium alle problemen met Go to slide. Dit opent de slide en, als de controle een blok noemt, ook dat blok. Goedkeuren met openstaande controles kan, mits je dit bevestigt en een reden geeft. Beide worden vastgelegd. Presentaties, documenten, webpagina's, e-mails en social posts volgen dezelfde procedure. Externe reviewers kunnen via hun beoordelingslink goedkeuren; Gyrium registreert ook die herkomst.

Elke correctie blijft herleidbaar. Als je een feit corrigeert, bewaart Gyrium de oude waarde, wie de wijziging deed en wanneer. Je geeft ook aan wat er niet klopte. Onder Earlier values zie je tijdens het bewerken de eerdere waarden met datum, persoon en reden. Vooraf zie je welke feiten uit dezelfde bron dezelfde waarde bevatten en welke communicatiemiddelen het feit al citeren. Een feit dat voor de hele organisatie geldt, mag alleen door een manager worden gewijzigd.

Kennis wordt bewust breder gedeeld. Vult een nieuwe bron een leemte in de organisatiekennis, dan vraagt Gyrium of het feit breder beschikbaar mag worden. Ben je geen manager, dan dien je via Suggest sharing een voorstel in. Een manager beslist onder Facts to review in Foundation: Share with every project of Keep it where it is. Feiten die specifiek bij één klant of project horen, worden nooit breder gedeeld.

Een schrijfvoorbeeld is geen bewijs. Schrijfregels en voorbeelden bepalen toon, stijl en zinsbouw, maar onderbouwen nooit beweringen, ook niet als ze cijfers bevatten. Vóór goedkeuring meldt Gyrium per documentsectie welke cijfers niet door de aangehaalde feiten worden gedekt. Bij presentaties gebeurt dit per slide: onder Checks verschijnt het cijfer als Needs a look. Bij goedkeuring vraagt Gyrium eerst om beoordeling. Staat het cijfer wel in een feit, dan toont Gyrium dat bij de controle. Met Dit feit als bron gebruiken verwijs je er op de slide naar. Een sectie of slide die alleen schrijfregels aanhaalt, geldt als zonder bron.

Drie andere grenzen zijn technisch vastgelegd. Gevoelige feiten, zoals bankgegevens, verzekeringspolissen en kortingsbeleid, zijn alleen toegankelijk voor admins en worden niet gebruikt bij het maken van communicatie, tenzij een admin dat toestaat. Ook beeldverantwoording wordt gecontroleerd. Gyrium mag nooit zelf een naamsvermelding verzinnen. Die moet uit de gegevens van de afbeelding komen. Ontbreekt ze, dan verschijnt tijdens de beoordeling een melding totdat de bronvermelding is toegevoegd. Gepubliceerde pagina's staan bovendien op een apart adres, gyrium.page, buiten de app. Daardoor kan een gepubliceerde pagina zich niet voordoen als Gyrium of namens de app handelen. Eerder gedeelde links blijven werken.

1. Log in met je wachtwoord of kies Email me a sign-in code instead. Vul je e-mailadres in, kies Send sign-in code en voer de code van 6 cijfers uit de e-mail in op hetzelfde scherm. De code werkt één keer, op elk apparaat, gedurende 15 minuten. Je kunt de e-mail dus op je telefoon lezen en op je laptop inloggen. Wachtwoord vergeten? Kies Forgot password?, vul je e-mailadres in en kies Send reset code. Voer de ontvangen code in, kies Continue en stel een nieuw wachtwoord in. De e-mails bevatten bewust een code en geen link. Beveiligingssoftware van bedrijven opent links soms automatisch, waardoor een inloglink al gebruikt kan zijn voordat jij hem ziet. Gebruikt jullie organisatie Microsoft-werkaccounts? Kies Continue with Microsoft en meld je aan zoals bij jullie andere werksoftware.
2. Nodig collega's uit en wijs rollen toe. Toegang is gekoppeld aan de persoon, niet aan het bestand. De uitnodiging gebruikt de taal van de Workspace en vermeldt wie de uitnodiging verstuurde, voor welke rol en wat nodig is: e-mailadres, uitnodigingscode, wachtwoord en, als tweestapsverificatie vereist is, een authenticator-app. De link opent direct Join with an invite code in die taal. Nieuwe gebruikers zien de eerste twee weken Where to start op hun dashboard: drie stappen passend bij hun rol, totdat ze Got it kiezen.
3. Maak je communicatie; goedkeuring volgt bij de reviewmomenten.
4. Bekijk vanuit een Expression welke bron een bewering onderbouwt, en andersom.
5. Exporteer de volledige kennisbasis wanneer je wilt. Het is eigendom van jullie organisatie. Alleen admins mogen dit doen: niet iedere medewerker hoort alle organisatiekennis te kunnen meenemen.

Presentaties en documenten bewaren nog geen versiegeschiedenis van het geheel, wel per slide of sectie. Een inhoudelijke vergelijking van versies ontbreekt nog. Webpagina's en e-mails melden wanneer een gebruikt feit is verwijderd, maar nog niet wanneer de waarde verandert. Toegangsrechten per Workspace staan op de planning.