Bepaal waar informatie thuishoort

Waar hoort informatie thuis? De belangrijkste vraag is wie deze informatie nog meer mag gebruiken. Maak daar per soort informatie afspraken over. Dan hoeft niemand die keuze telkens opnieuw te maken.

1. Stel bij iedere bron of ieder feit één vraag: wie mag deze informatie nog meer gebruiken?
2. Geldt de informatie voor de hele organisatie? Bewaar die in de Foundation. Daar staan jullie positionering, schrijfstijl en bewijs. Die kennis is beschikbaar voor al jullie communicatiemiddelen.
3. Gaat de informatie over een product of dienst die je aan meerdere klanten verkoopt? Gebruik een Collection. Denk aan een productlijn, dienst of pilot. Die kennis gaat bewust over klanten heen, en daarmee kun je kant-en-klaar materiaal voor je salesteam maken.
4. Geldt de informatie voor een branche waarin meerdere klanten actief zijn? Bewaar die bij een Sector. Koppel klanten aan hun branche, zodat die kennis beschikbaar is bij werk voor die klanten.
5. Gaat de informatie over één klant, ongeacht het project? Dan hoort die in het klantprofiel: activiteiten, behoeften en wat jullie over de klant hebben geleerd.
6. Gaat de informatie over een opdracht met een begin en een einde? Bewaar die bij het project onder de klant. Die informatie blijft bij deze klant en wordt niet gebruikt voor werk van andere klanten.
7. Verschijnt communicatie volgens een planning? Gebruik een campagne met een eigen tijdlijn.
8. Twijfel je tussen twee plekken? Kies de meest specifieke. Je kunt informatie later aan een Collection koppelen zonder iets te verplaatsen. Achteraf de toegang beperken is lastiger.