Organisational Intelligence

De beheerde kennis van jullie organisatie, vastgelegd als feiten met bronnen. Deze kennis blijft niet ongebruikt in een kennisbank staan. Gyrium past haar toe in alles wat je maakt. Een afgeronde presentatie of document kan nieuwe kennis teruggeven, die iemand eerst moet goedkeuren. Feiten, positionering, bewijs, werkwijzen, mensen en klantverhalen worden hier bewaard, met hun herkomst.

Organisaties verliezen vaak de toegang tot hun kennis. Wat je eenmaal vastlegt, blijft overal beschikbaar, ook wanneer medewerkers vertrekken. Deze kennis vormt de Foundation. Alle andere functies bouwen daarop voort.

Gyrium leest documenten en websites zodra je ze toevoegt, koppelt ze aan het juiste project of de juiste klant, controleert op bestaande kennis en haalt er feiten met bronvermelding uit. De kennis wordt geordend volgens meer dan 300 zorgvuldig ingedeelde velden in 15 modules. Elk feit verwijst naar zijn bron en elke bron toont waar haar feiten worden gebruikt. Foundation presenteert de kennis in vijf groepen: jullie merk, visuele identiteit, tone of voice, organisatie en aanbod. Teamprofielen worden per persoon uitgelezen en samengebracht op kaarten zonder duplicaten.

Gyrium bepaalt bij elke bron van wie de informatie is. Een aanbesteding of klantdocument wordt als informatie van die partij gelezen, zodat klanteisen niet als jullie eigen claims verschijnen. Je kunt die toewijzing corrigeren. PDF's worden in hun oorspronkelijke taal en bewoordingen uitgelezen. Onleesbare delen worden gemarkeerd. Ook tekst in screenshots en gescande tabellen wordt herkend. Elk feit uit een PDF vermeldt het paginanummer, geteld vanaf de eerste pagina van het bestand. De oorspronkelijke PDF blijft privé bewaard, zodat je de bron kunt openen en feiten op de juiste pagina controleren. Upload je dezelfde PDF opnieuw, dan gebruikt Gyrium de eerdere verwerking. Rapporten met een vertrouwelijkheidsmarkering, zoals client confidential, proprietary of not for distribution, krijgen standaard beperkte toegang. Alleen beheerders zien de feiten en Gyrium gebruikt ze niet voor communicatie. Dat geldt ook voor later uitgelezen pagina's en figuurgegevens. Je kiest dit bij het uploaden; een beheerder kan het later wijzigen. Rapporten vanaf 15 pagina's kun je eerst laten indexeren. Gyrium brengt alle pagina's in kaart en bewaart de belangrijkste bevindingen letterlijk als feiten. Je kunt later specifieke pagina's volledig laten lezen. Een weblink naar een PDF wordt op dezelfde manier verwerkt en blijft bij de bron bewaard. Links naar Word-bestanden, spreadsheets of afbeeldingen worden als zodanig herkend, zodat je weet dat je het bestand moet uploaden.

Elk feit krijgt de taal waarin het is vastgelegd, ongeacht of het uit een bron, handmatige invoer of teamprofiel komt. Zo kan een Franse bron een Engelstalig communicatiemiddel onderbouwen, terwijl de feiten als Franstalig geregistreerd blijven.

Sommige organisatiegegevens mogen niet zomaar in communicatie terechtkomen. Bankgegevens, verzekeringspolissen, kortingsbeleid en contactgegevens voor gegevensbescherming worden apart bewaard. Alleen beheerders kunnen ze zien. Gyrium gebruikt ze pas bij het maken van communicatie als een beheerder dat uitdrukkelijk toestaat.

Andere teksten moeten juist woordelijk worden overgenomen. Goedgekeurde teksten over jullie organisatie, juridische disclaimers en copyrightvermeldingen kun je markeren voor letterlijk hergebruik. Zo blijft de formulering die juridisch is goedgekeurd intact.

Technische specificaties worden afzonderlijke, citeerbare feiten. Elke waarde op een datasheet, zoals draagvermogen of bedrijfstemperatuur, wordt apart vastgelegd. De naam en waarde blijven gekoppeld, zodat cijfers bij het juiste product terechtkomen. Ook beperkingen blijven behouden: "maximaal 48 uur" blijft een bovengrens, een bereik blijft een bereik en een schatting wordt nooit als exacte meting gepresenteerd.

Elke klant heeft een profiel met het aanbod, werkgebied, markt, doelgroepen, uitdagingen, concurrenten en waar de organisatie voor staat. Bij elk veld zie je de bron en datum. Gyrium leest het profiel in de taal van de klant en gebruikt het als basis voor alle communicatie voor die klant. Je hoeft deze gegevens niet telkens opnieuw in een briefing te zetten.

Een afgeronde presentatie of document kan nieuwe kennis opleveren. Een bewering zonder onderbouwend feit wordt als nieuw feit voorgesteld, met de oorspronkelijke tekst erbij. Pas na menselijke goedkeuring komt het in de kennisbasis.

1. Voeg een bron toe: kies in Sources bovenaan + Add a source. Upload een document of importeer een website. Gyrium haalt de informatie eruit.
2. Geef bronnen herkenbare namen. Open de bron in Sources, kies Rename, vul de naam in en kies Save name. Rapporten krijgen hun eigen titel, websites hun domeinnaam. Bij geplakte tekst zonder herkenbare naam staat Name it in de lijst.
3. Koppel een al verwerkte bron aan een andere Workspace of Collection. De feiten worden daar beschikbaar zonder duplicaten.
4. Feiten horen bij het project of de klant waarop ze betrekking hebben.
5. Beoordeel en beheer op de Intelligence-pagina's.
6. Maak Expressions op basis van jullie kennis. Afgeronde presentaties en documenten kunnen nieuwe feiten voorstellen, die je eerst goedkeurt.
7. In Sources begint elke regel met het brontype: PDF, DOC, TXT (geplakte tekst), WEB, TAB (tabel), IMG (tekst uit foto's op de Team-pagina) of HAND (handmatige invoer). Daarna volgen de naam, de plek waar de bron thuishoort, het aantal gevonden en gebruikte feiten en de bestandsnaam. Houd de aanwijzer op een regel voor de broncode (SRC-…). Kies een bron om haar naast de lijst te openen. De lijst blijft op dezelfde positie. Bovenaan toont Where it lives wie de feiten gebruikt: de merkbrede Foundation (alle communicatie) of één Workspace (alleen communicatie daarbinnen). Daaronder staan gekoppelde Workspaces en Collections. Verwijder een koppeling met Disconnect of Remove. De bron en feiten blijven op hun oorspronkelijke plek. Bij rapporten en websites toont Read hoe ver Gyrium heeft gelezen, bijvoorbeeld "Indexed, 36 pages · read in full: pp. 13-15". Daarna volgen tabbladen met aantallen: Facts om feiten te corrigeren of archiveren, Used in voor alle Expressions die de bron citeren, Assets voor bewaarde figuren en tabellen, en Over voor de herkomst en, bij geïndexeerde rapporten, de pagina's.
8. Controleer vóór het verplaatsen, archiveren of afschermen van een bron het tabblad Used in. Daar staan alle presentaties, documenten, webpagina's, e-mails en social posts die feiten uit de bron citeren, met Signed off waar van toepassing. Kies Openen om ze te bekijken. Bij een wijziging zie je hoeveel Expressions de bron gebruiken. Bestaande communicatie behoudt haar inhoud. Als een geciteerd feit niet meer beschikbaar is, wordt dat aangegeven en kun je de communicatie bijwerken.
9. Is een bron veranderd, bijvoorbeeld door een nieuwe rapportversie, gewijzigde website of foutieve tekst? Open haar in Sources en kies Update this source. Upload het nieuwe bestand of plak de aangepaste tekst. Bij een website kun je eerst gratis Check for changes kiezen. Gyrium toont hoeveel pagina's sinds de vorige verwerking zijn veranderd en hoeveel credits opnieuw lezen kost. Kies daarna Read the site again en vervolgens Read the new version. De nieuwe versie wordt binnen dezelfde bron verwerkt. De oorspronkelijke plek en koppelingen blijven behouden. Gyrium toont wat nieuw is en al is toegevoegd, wat is gewijzigd (oude waarde doorgestreept, nieuwe eronder) en wat niet meer in de nieuwe versie staat. Vink aan wat vervangen of gearchiveerd moet worden, bekijk welke communicatie ervan afhangt en kies Apply the update. Met Replace and archive nothing blijven oude en nieuwe waarden allebei bewaard.
10. Wil je een feit controleren in het oorspronkelijke document? Open de bron in Sources en kies Open the PDF. Het bestand opent in een nieuw tabblad.
11. Bij het uploaden van een PDF staat Keep the facts restricted if the report is marked confidential standaard aangevinkt. Vink dit uit als jullie de inhoud vrij mogen gebruiken. Een beheerder kan dit later wijzigen bij de bron in Sources, via Release these facts of Restrict these facts.
12. Bij PDF's vanaf 15 pagina's kies je Index it first (standaard) of Read all om alles direct te lezen. Lees aanbestedingen en briefings volledig wanneer elke eis belangrijk is.
13. Plak het adres van een online PDF onder Web link. Gyrium controleert de link tijdens het typen. Bij een PDF verschijnen dezelfde opties als bij uploaden: aantal pagina's, Index it first of Read all, kosten en vertrouwelijkheid. Kies Upload & extract. De bron bewaart de link. Voor een nieuwere versie kies je later Update this source en Fetch it from its link again.
14. Wil je meer pagina's uit een geïndexeerd rapport lezen? Open het in Sources en kies Over, of Read more pages naast Read. Zoek onder Indexed report de benodigde pagina's, vul de eerste en laatste pagina in en kies Read these pages. De feiten verschijnen als aparte bron naast het rapport.
15. Wil je grafieken en figuren uit een geïndexeerd rapport bewaren? Open het rapport in Sources, kies Assets en daarna Images found in this report. Gyrium snijdt elke figuur uit de oorspronkelijke pagina. Geef één keer aan of jullie deze buiten de organisatie mogen tonen: We are licensed to show them of Not sure: internal use only. Markeer de gewenste figuren met Keep. Pas de uitsnede aan met Wider of Tighter en sla ze op. Ze komen als rapportfiguren in de Assets-bibliotheek, met rapport en paginanummer in de bronvermelding. Bewaren kost weinig credits. Het uitlezen van de gegevens kost meer en gebeurt alleen op verzoek via Read the data. Gyrium legt dan vast wat de figuur beweert, waarop de gegevens betrekking hebben (een voetnoot kan een grafiek tot enkele landen beperken) en welke waarden erin staan afgedrukt. Tabellen worden opgeslagen als bruikbare tabellen. De bewering en afgedrukte waarden worden feiten in een aparte bron, zichtbaar onder Read later from this report. Waarden die van een as zijn afgelezen, krijgen het kenmerk 'bij benadering' en worden geen feiten. Elke figuur wordt één keer uitgelezen. Opnieuw bekijken kost niets. Na het uitlezen kun je met Redraw in house style een grafiek opnieuw tekenen in jullie huisstijl, met de gevonden waarden. Reeksen die samen een totaal vormen, worden gestapeld. Scenario's en doelwaarden worden als zodanig benoemd. De bronregel vermeldt de oorspronkelijke figuur, de reikwijdte en eventuele benaderde waarden. Keep the redrawn chart bewaart de grafiek als tabel. Voeg op een slide een grafiek toe en kies Draw it from a stored table om haar te plaatsen.
16. Spreken twee feiten elkaar tegen? Kies op het dashboard Resolve now. Kies onder Two facts disagree bij het juiste feit Keep this, of They're both right als beide kloppen. Zolang het conflict niet is opgelost, gebruikt Gyrium geen van beide feiten bij nieuwe communicatie. Bestaande communicatiemiddelen die ze citeren, krijgen een melding.

De onboardingwizard voor organisaties zonder bestaande kennis is nog gedeeltelijk beschikbaar. Gyrium herkent dubbele feiten, ook als ze anders zijn geformuleerd. De grens voor overeenkomst wordt nog verfijnd. Blueprints worden beheerd door de mensen die de kennis onderhouden. Iedereen kiest er een bij het maken van communicatie. Beheerders maken ze op basis van enkele vragen of bestaand werk.