Strategic Composition

Zo stelt Gyrium communicatie samen. Eerst bepaalt het de kernboodschap, daarna de verhaallijn en de structuur. Pas dan schrijft het de inhoud vanuit jullie kennis met bronnen. De volgorde is: kennis, kernboodschap, Expression. Tot aan de vormgeving werkt dit proces voor ieder formaat hetzelfde. Een voorstel en een presentatie beginnen dus op dezelfde manier.

Schrijven is niet langer het moeilijke deel. Weten wat je moet zeggen wel. Prompttools leveren direct vloeiende, algemene tekst. Gyrium bepaalt eerst de strategie, zodat het resultaat is opgebouwd zoals jullie beste strateeg dat zou doen en elke bewering steunt op kennis die jullie al hebben.

Een briefing wordt in vaste stappen een Expression. Bij presentaties en documenten geeft iemand twee keer goedkeuring: eerst aan de verhaallijn, voordat er tekst wordt geschreven, en daarna aan het eindresultaat, vóór publicatie of delen. De briefing gebruikt jullie bestaande kennis. Wat Gyrium niet met een bron kan onderbouwen, wordt gemarkeerd voor beoordeling. Wat je in de preview ziet, is wat je publiceert.

Jij stuurt de verhaallijn. Nog voordat er slides zijn, kun je een bewering corrigeren. Gyrium herschrijft alleen de passages die ervan afhangen en vermeldt wat veranderde. Je kunt ook één onderdeel herschrijven, toevoegen, verplaatsen of verwijderen. Verwijderen is definitief: de aantekeningen verdwijnen mee. Een nieuw onderdeel begint leeg. Ontbreekt er informatie, dan kun je die toevoegen, het voorgestelde alternatief gebruiken of het punt weglaten. Je kunt de briefing hier aanpassen. Een zelf herschreven kernboodschap blijft behouden bij een nieuwe opzet.

Je bepaalt de omvang. Kies hoeveel tekst je wilt: low, mid of high voor presentaties; light, balanced of dense voor documenten. Geef aan of je de presentatie live geeft of achterlaat om te lezen. Gyrium past de tekst daarop aan. Het gewenste aantal slides wordt meegenomen, inclusief omslag en afsluiting. Bij een korte presentatie vervallen de sectieslides.

Je kiest vooraf hoeveel je zelf stuurt. Detailed laat je de verhaallijn punt voor punt beoordelen, inclusief bronnen, indeling en formulering. Quick toont kort wat ontbreekt, waarom dat belangrijk is en wat er gebeurt als je het overslaat. Automatic werkt zonder tussenstap vanuit de beschikbare kennis. In alle drie de modi beoordeel je het eindresultaat. Je stelt je standaardkeuze in onder Instellingen en kunt die per briefing aanpassen.

De briefing bestaat uit enkele korte pagina's: voor wie je schrijft, wat je wilt vertellen, wat dit formaat nodig heeft, welk materiaal je gebruikt, wie presenteert en hoe het resultaat wordt verspreid. Bij ieder antwoord staat wat het beïnvloedt: de hele communicatie, de argumentatie of alleen een detail. Ook zie je wat er gebeurt als je het leeg laat. Gyrium vult alle velden vooraf in vanuit jullie bronnen, inclusief de specifieke vragen van het gekozen formaat. Bij elk antwoord staat of het uit een bron komt of door jou is ingevuld. Alle velden blijven zichtbaar. Wat je mag overslaan is gemarkeerd met Optional; Gyrium vult dit aan vanuit de bronnen. Bij Automatic hoef je niets in te vullen.

Elk communicatiemiddel volgt de taal en conventies van de eigen doelgroep. Gyrium gebruikt achtereenvolgens de taal van het communicatiemiddel, het project, de klant en de organisatie. Een Engelstalig voorstel voor een Engelstalige klant van een Frans bedrijf volgt dus Engelse conventies. Gyrium controleert of cijfers in een verhaallijn of slide overeenkomen met de gebruikte feiten, ook als die in een andere taal staan. Zo ondersteunt 7,49 $ uit een Franse bron de vermelding $7.49 in een Engelse presentatie.

Sommige formuleringen moeten exact blijven. Leg een vertaling vast van een slogan, merkbelofte, productnaam of goedgekeurde bewering. Gyrium neemt die in alle communicatiemiddelen in dezelfde taal letterlijk over. Voor vaktermen beheer je per taal een terminologietabel met de oorspronkelijke term en de gewenste vertaling. Zodra je die combinatie opslaat, is ze goedgekeurd en gebruikt Gyrium consequent jullie term.

Vóór goedkeuring toont Gyrium per slide wat aandacht vraagt: te veel tekst, woorden die de grafiek tegenspreken, een afsluiting zonder contactgegevens of een tabel waarvan het totaal niet klopt. Elk probleem wordt op de betreffende plek aangegeven.

Van iedere review kan Gyrium leren. Wanneer iemand een presentatie, document, webpagina of e-mail aanpast, onderzoekt Gyrium wat die wijzigingen betekenen voor volgende communicatiemiddelen. Het kan voorstellen een woord te vermijden of juist te gebruiken, een schrijfrichtlijn vast te leggen, een bronfeit te corrigeren of een afbeelding niet meer aan te bieden. Ook aanpassingen aan de verhaallijn worden meegenomen. Pas wanneer iemand een voorstel aanvinkt, wordt het toegepast. Bestaande regels worden niet opnieuw voorgesteld. Je krijgt deze voorstellen bij de volgende goedkeuring van een verhaallijn én bij de eindgoedkeuring. Zo gaan verbeteringen mee naar het volgende communicatiemiddel, ook als het vorige nooit definitief is goedgekeurd.

1. Begin een briefing. Kies onder How much do you want to steer? voor Detailed, Quick of Automatic en geef aan voor wie je schrijft.
2. Vul de pagina's in: The message, What it needs, Material, Presenter and team en Oplevering. Besteed vooral aandacht aan velden met een volle meter. Met Quick of Automatic kun je Skip to review kiezen.
3. Controleer de briefing bij Beoordeling. Kies Wijzigen om een onderdeel aan te passen. Maak daarna het werk.
4. Beoordeel de verhaallijn voordat Gyrium inhoud schrijft. Bij Quick beantwoord je de korte vragen of sla je ze over; dan gebruikt Gyrium het voorgestelde alternatief. Open in Detailed toont de volledige verhaallijn. Bij Detailed toont Needs me alleen beslispunten en Everything alle punten.
5. Keur de verhaallijn goed. Gyrium stelt de inhoud samen.
6. Bekijk de live preview, pas aan en keur goed.
7. Publiceer of exporteer. Na de presentatiedatum vraagt Gyrium hoe het ging en legt de uitkomst vast.

Wil je de standaardinstelling wijzigen? Ga naar Instellingen, open je account en kies onder How you steer a new brief.

Wil je tijdens de review een slide onderbouwen met nog niet gelezen materiaal?

1. Open onder de slide Sources en kies Bron toevoegen.
2. Kies Add something new en daarna Bestand, Tekst plakken of Weblink. Beschrijf de bron en kies Upload & extract.
3. Gyrium leest de bron in de Foundation en selecteert hem. Koppel hem aan de slide. De bron wordt vastgelegd; de tekst van de slide blijft ongewijzigd.

Wil je een bestaande bron koppelen? Kies Use what we have.

De stappen voor strategie en beoordeling liggen vast; je kunt geen volledig eigen processtappen instellen. Gyrium leert van correcties aan presentaties, documenten, webpagina's en e-mails, maar nog niet aan socialmediaposts. Een socialmediapost gebruikt de organisatietaal; een andere taal per post kiezen kan nog niet. De cijfercontrole herkent uitgeschreven getallen in het Engels, Nederlands en Frans. In andere talen herkent ze alleen cijfers.