Workspaces

De plek waar je aan een opdracht werkt. Een Workspace hoort bij een project, klant of campagne en verzamelt alles wat je ervoor maakt: Expressions, gebruikte bronnen en afbeeldingen. Nieuw werk wordt automatisch opgeslagen, zonder dat iemand hoeft op te ruimen.

Een Workspace is een overzichtelijke pagina, zonder ingewikkelde mappenstructuur. Je ziet wat erin staat, wie verantwoordelijk is en wanneer er voor het laatst iets is toegevoegd.

Twee collega's die voor dezelfde klant werken, hoeven niet eerst afspraken te maken over mappen en bestandsnamen. Op een gedeelde schijf begrijpt vaak alleen de maker de structuur, met ergens een map die 'Final' heet.

Een Workspace houdt kennis ook gescheiden. Informatie die Gyrium voor een klant leest, wordt gebruikt voor het werk van die klant en komt nooit terecht in de kennis over jullie eigen organisatie. Zo kun je een aanbesteding, concurrentiewebsite of huisstijlhandboek van een klant toevoegen zonder jullie Foundation te vervuilen.

Als je een Workspace maakt, maakt Gyrium ook het bijbehorende project, de klant of de campagne aan. Maak je een klant-Workspace, dan bestaat die klant meteen in Gyrium. Je kunt er werk aan koppelen, bronnen voor lezen en Expressions maken met de juiste klantcontext. Het is dus meer dan een lege map.

Kies het type dat bij je werk past. Bij New workspace kies je eerst het type, met een korte uitleg. Een Project heeft fasen en een eindpunt, met eigen bronnen. Elke webpagina, presentatie en elk document hoort bij een project. Een Klantaccount verzamelt alles over één klant: wie het is, wat die afneemt en welke projecten jullie uitvoeren. Een Campagne verbindt meerdere communicatiemiddelen rond één verhaal. De campagnebriefing wordt gebruikt voor iedere post die je ervoor maakt.

Nieuwe communicatie gebruikt de kennis van de Workspace. Maak je binnen een Workspace een presentatie, document, webpagina of e-mail, dan gebruikt Gyrium de feiten uit de bronnen, het overzicht en de Context, waaronder opgeslagen Signals en referentiebeelden. Binnen een campagne gebruikt Gyrium ook de campagnebriefing met doel, kernboodschappen, onderwerpen en oproep tot actie. Die vul je in onder Workspace details bij Campagnebriefing. Zolang de briefing onvolledig is, blijft ze open. Zodra doel, kernboodschappen en oproep zijn ingevuld, verschijnt een samenvatting. Met Bewerken pas je die aan en met Klaar sluit je haar. Werk in een fase- of submap gebruikt de bijbehorende Workspace. Verplaats je iets naar een andere Workspace, dan gebruikt Gyrium bij de volgende samenstelling de nieuwe context. Campagnefeiten blijven binnen de campagne.

Een communicatiemiddel binnen een campagne heeft geen apart project nodig. Kies Creëren in een campagne. De briefing vermeldt dat het resultaat daar wordt opgeslagen; Project (optional) mag leeg blijven. Hoort de campagne bij een project of klant, dan neemt Gyrium die koppeling over. Het campagnedoel, de kernboodschappen en de oproep tot actie vullen lege briefingvelden aan. Wat je zelf al hebt ingevuld, blijft staan.

Elke Workspace heeft een owner: een aanspreekpunt uit jullie team, dat je ook kunt wissen. Verder bevat ze een korte beschrijving en een actuele telling van de inhoud.

De Workspaces-pagina laat zien waar jullie aan werken. Bovenaan staan vier cijfers: het aantal Workspaces, bestanden die op jou wachten, Workspaces waarin deze week iets is opgeslagen en bestanden zonder Workspace. Daaronder staan de Workspaces per type, eerst klanten en daarna projecten, elk op een eigen regel. Met zoeken, typefilters, Owner, klantfilters en sorteren beperk je de lijst.

Werk wordt automatisch opgeslagen. Een nieuwe Expression komt terecht in de Workspace van de briefing, met voorrang voor het project, daarna de campagne en vervolgens de klant. Werk zonder vaste plek staat onder Unfiled. Je ziet hoeveel bestanden daar staan en kunt ze met één klik openen.

Open een Workspace met één klik. De hele regel is aanklikbaar. Bij een project zie je de klant, of Our own work als er geen klant is, en de fase zodra die is ingesteld. Wacht er werk op je, dan opent een knop het eerste bestand met zijn referentiecode. Iedere regel heeft een menu voor openen, een submap maken, hernoemen, een verantwoordelijke instellen en archiveren. Met Show what is waiting toon je alleen Workspaces met openstaand werk.

Wat houdt dit project in? Bovenaan de projectpagina staat wat Gyrium erover weet: de huidige situatie, het doel, obstakels, resultaten, aanpak, deadline, budget en volgende stap. Ook zie je hoeveel informatie is vastgelegd. Dit overzicht komt uit de eigen bronnen en briefing van het project, net zoals Who they are op een klantpagina. Bij het openen wordt niets opnieuw gegenereerd. Iedereen met toegang tot het project ziet het overzicht. Het budget is alleen zichtbaar voor mensen die de organisatiekennis mogen bekijken; reviewers en viewers zien de rest.

Begin met de briefing. Een nieuw project biedt Answer it yourself en Add the client's brief. Zelf invullen duurt ongeveer een minuut. Met Save the brief worden je antwoorden direct als projectfeiten opgeslagen, zonder dat Gyrium iets hoeft te lezen of genereren. Voeg je een klantbriefing, aanbesteding of intakeverslag toe, dan leest Gyrium die en vult de antwoorden in. Met Complete the brief of Edit the brief open je de briefing opnieuw, met de bekende gegevens alvast ingevuld. Onder Next steps verschijnt Complete the project brief zolang de briefing leeg is, en tijdens de eerste fasen zolang ze onvolledig is.

Alles binnen een Workspace staat op tabbladen. Bovenaan zie je de naam, het type en voor wie het werk bedoeld is. Daaronder staan Files, What Gyrium knows, bij klanten Projecten, en Workspace details. Een klant-Workspace is ook de klantpagina onder Klanten. Die opent op Projecten, heeft daarnaast Sources, Journal en Details, en toont Who they are boven de tabbladen. Onder de naam zie je automatisch de voortgang: wat op je wacht, hoeveel is gemaakt, hoeveel is afgerond (met goedkeuring of als gepubliceerd gemarkeerd) en hoeveel bronnen er zijn. Via ⋯ beheer je de hele Workspace: Connect…, Werknotities bewerken, New folder, hernoemen, verantwoordelijke en archiveren.

Files toont de bestanden in de Workspace, nieuwste eerst. Bovenaan staat Waiting for you, met documenten en presentaties die al gemaakt maar nog niet goedgekeurd zijn, inclusief referentiecode. Naast het zoekveld filter je met Fase op projectfase. Je ziet Alle, alle fasen met hun aantallen, de gemarkeerde Current phase en hoeveel werk daarin wacht. Not in a phase yet verschijnt als sommige bestanden wel en andere nog niet aan een fase zijn gekoppeld.

What Gyrium knows toont de feiten van een project of klant. Bij een klant horen ook de feiten uit de bijbehorende projecten. Je ziet het aantal, de groei per week, de beoordelingsstatus en de labels. Onder Feiten staan de feiten gegroepeerd per label, met hun waarde en bron. Open een label of kies Unfold all. Wie feiten mag bewerken, kan waarden direct corrigeren. Archiveren kan alleen met de juiste rechten. Onder Afbeeldingen staan de afbeeldingen van de Workspace. Dit is hetzelfde overzicht als bij een aanbod onder Our offer. Het tabblad Projecten bij een klant toont alle bijbehorende projecten, elk met één klik te openen.

Next steps onder de bestanden toont alleen wat de huidige fase vraagt en wat nodig is voor de volgende fase. Past toont wat onlangs is afgerond.

Lege fasen en geannuleerd werk worden standaard verborgen. Onder de bestanden staat hoeveel er zijn weggelaten. Met Show cancelled toon je geannuleerd werk weer. Lege fasen maak je zichtbaar met de knop naast de fasefilters. Zelfgemaakte mappen blijven altijd zichtbaar. Onder Workspace details staat bij campagnes eerst de briefing, omdat alle communicatie daarop voortbouwt. Daarna volgt Wat Gyrium hier leest, standaard ingeklapt, met aantallen bronnen, afbeeldingen en verbindingen. Open het onderdeel voor de bronnen met Bron toevoegen, campagneafbeeldingen en koppelingen via Connect…. Vervolgens staan Werknotities van Gyrium, eveneens ingeklapt, met het overzicht dat Gyrium bijhoudt, en daarna Context en Discussion. Bij projecten staan bovenaan ook het fasenplan, de taal en de casestudy.

Bij Create kies je waar het werk hoort. Gebruik je Creëren buiten een Workspace, dan vraagt Gyrium eerst Where does this belong?. Kies een klant, campagne, Eigen project of Weet ik nog niet. Daarna kies je de Workspace, met bestaande opties bovenaan. De briefing werkt vervolgens alsof je vanuit die Workspace was begonnen. Zie Where work belongs.

Create laat zien waar je werk wordt opgeslagen. Boven de bestanden staat New work files into met de doelmap en daarnaast Creëren. Binnen een fase is dat de fasemap. Bij Not in a phase yet is het de Workspace zelf. Bij Alle is het de map met de naam van de huidige fase, als die bestaat, en anders de Workspace. Met Wijzigen kies je een andere map. Werk dat in een fase wordt gemaakt of er met Move naartoe gaat, hoort bij die fase. De casestudy gebruikt dit om te laten zien wat iedere fase heeft opgeleverd.

Een Workspace kent haar context. Uit eigen bronnen maakt Gyrium een overzicht: wat het werk is, voor wie, wat bekend en besloten is, wat nog openstaat en wat is opgeleverd. Elke briefing gebruikt dit overzicht. Eigen notities blijven gescheiden van wat Gyrium heeft gelezen.

Een project heeft één fasenplan. De fasen zijn de mappen die bij het aanmaken zijn ingesteld, in vaste volgorde. Ze verschijnen als filters onder Files, bepalen waar nieuw werk terechtkomt en vormen het plan onder Workspace details. Eén fase is de Current phase. Open een andere en kies Make this the current phase om verder te gaan. Herkent Gyrium aan de naam of beschrijving dat het project een pilot is, dan krijgt het zes fasen: Proposal and agreement, Set-up, First results, Midway evaluation, Extension en Evaluation and decision. Andere klantprojecten krijgen een uitgebreider traject dat past bij het organisatietype, met twaalf fasen. Een intern project begint met drie eigen fasen: Phase 1, Phase 2 en Phase 3. Via Edit phases kun je ze hernoemen, met Fase toevoegen uitbreiden of met Verwijderen verwijderen. Kies daarna Save phases. Alleen dit project verandert. Een Workspace zonder fasemappen krijgt vier fasen uit jullie organisatiesjablonen. Campagnes hebben geen fasen; hun voortgang staat onder de naam. Vanuit het plan van een klantproject maakt Present this plan to the customer een kickoffpresentatie.

Verbind bestanden zonder ze te verplaatsen. Een presentatie voor een project kan ook bij de klant horen. Door haar te verbinden verschijnt ze in beide Workspaces. Er wordt niets verplaatst of gekopieerd: het blijft één presentatie. Bronnen, Assets en creatieve concepten werken hetzelfde.

Bij uploaden vraagt Gyrium waar de informatie bij hoort. Voeg je een bestand toe aan een klant-Workspace, dan vraagt Gyrium vóór het lezen of het over die klant gaat, bijvoorbeeld een aanbesteding of locatieonderzoek. Of is het jullie eigen catalogus, productinformatie of specificatie die voor alle klanten geldt? Klantgebonden informatie blijft in de Workspace. Algemene informatie gaat naar een Collection, beschikbaar voor alle klanten. Gyrium stelt deze vraag alleen als er meerdere logische bestemmingen zijn.

1. Maak een Workspace voor je project, klant of campagne.
2. Wijs een eigenaar aan en beschrijf het doel in één zin.
3. Koppel bestaande bronnen of upload nieuwe. Geef bij het toevoegen aan waar de informatie bij hoort.
4. Begin je briefing vanuit de Workspace. Kies onder Fase de fase en klik op Creëren. Controleer bij Alle eerst de map onder New work files into. Kies zo nodig Wijzigen.
5. Verbind ook werk dat ergens anders is gemaakt maar hier thuishoort.
6. Open What Gyrium knows om te zien welke kennis Gyrium over dit project of deze klant heeft verzameld en hoeveel daarvan is beoordeeld.

Rechten per Workspace staan op de planning: ze ordenen werk, maar beperken de toegang niet. Een campagne krijgt niet vanzelf een Workspace als je er werk onder opslaat. Maak de Workspace aan en de campagne ontstaat mee. Workspaces kunnen niet in elkaar liggen. Eigenaarschap kun je nog niet in bulk overdragen: elke Workspace heeft één eigenaar, die je per Workspace wijzigt.