Klantcases

Open de Workspace van een afgerond project. Onderaan staat de kaart Casestudy. Met één klik leest Gyrium wat het project moest bereiken, hoe jullie het aanpakten en wat het opleverde. Daarvan maakt het een eerste klantcase. Je bewerkt de tekst en slaat hem op bij jullie bewijs, waar ook nieuwe voorstellen hun referenties vandaan halen.

Het bewijs waarmee je een volgend project wint, ontstaat tijdens het vorige. Toch raakt die informatie vaak zoek. Iedereen wil nog een klantcase schrijven, maar het team is alweer met de volgende opdracht bezig. Een jaar later moet iemand het verhaal reconstrueren. Het resultaat is minder concreet, zonder de cijfers uit die ene spreadsheet die niemand meer kan vinden.

Het beste moment voor een klantcase is direct na afronding van het project. Precies wanneer niemand er een middag voor vrij heeft. Gyrium maakt van die middag één klik en een redactieronde, terwijl alle projectgegevens nog beschikbaar zijn.

Zo komt de kennis weer terug in de organisatie. Het project begon met wat jullie al wisten. Nieuwe inzichten werden tijdens het werk vastgelegd. Na afloop wordt het resultaat bewijs voor een volgend voorstel. Niemand hoeft dezelfde informatie opnieuw te schrijven of uit het geheugen op te halen.

Gyrium gebruikt alleen feiten uit het betreffende project. Geen gegevens van andere klanten en niets uit de algemene Foundation. Het zoekt naar de beginsituatie, het doel, de beperkingen, de aanpak, de projectfasen en meetbare resultaten. Eén bruikbaar gegeven is genoeg voor een eerste versie. Met vier of vijf wordt de klantcase sterker.

Gyrium verzint geen cijfers. Het mag alleen getallen gebruiken die in het projectdossier staan. Zijn er geen resultaten gemeten, dan bevat de klantcase ook geen meetbare resultaten. Minder indrukwekkend misschien, maar wel eerlijk. Ontbreekt alle informatie over de uitkomst, dan maakt Gyrium geen concept. De kaart meldt dat resultaatgegevens ontbreken en vraagt je die toe te voegen. Beter dan een overtuigend klinkend verhaal zonder onderbouwing.

Gebruikte het project een van jullie methodieken? Dan krijg je een tweede versie, opgebouwd volgens de projectfasen. Per fase staan één of twee zinnen over het werk dat daadwerkelijk is gedaan en de communicatiemiddelen die zijn gemaakt. Een pilot heeft zes fasen, van overeenkomst tot evaluatie en besluit. Gyrium beschrijft alleen de fasen die zijn bereikt. Een project dat bij fase drie is, krijgt dus geen koppen voor fasen die nog moeten beginnen.

Niets wordt opgeslagen voordat jij dat doet. Je kunt het concept eerst helemaal herschrijven. Gyrium levert een eerste versie met jullie feiten; jij bepaalt wat ervan overblijft. Na opslaan wordt het een gewone klantcase bij jullie bewijs in de Foundation. Dezelfde gegevens die je daar kunt bewerken en die nieuwe voorstellen gebruiken. Geen apart bestand of extra plek om te zoeken.

1. Open Workspaces en kies het afgeronde project.
2. Scroll voorbij de instellingen. Onderaan staat Casestudy.
3. Klik op Draft a case study. Gyrium leest het projectdossier.
4. Controleer de tekst en pas titel, samenvatting en resultaat aan tot ze goed klinken.
5. Open *the long, phase-by-phase version* als het project een vaste methodiek volgde.
6. Kies Save to Proof. Gyrium meldt waar hij staat: in de Foundation, onder Verkoop, bij Bewijs.
7. Vanaf dat moment kan een nieuw voorstel deze klantcase als referentie gebruiken.

De uitgebreide versie per projectfase kun je lezen en kopiëren, maar niet als geheel opslaan. Alleen titel, samenvatting en resultaat worden bewaard. Je maakt één klantcase tegelijk, vanuit de Workspace van het project. De functie maakt nog geen vormgegeven communicatiemiddel: de klantcase wordt als bewijs opgeslagen. Een one-pager of slide maak je daarna apart. De kaart verschijnt alleen bij Workspaces met een project, niet bij klanten of campagnes.